Budget (Kostenplanung)

 

• Grobplanung aller Kosten: Übersicht über sämtliche Kosten des Vertriebskonzepts nach Hauptkategorien (z. B. Personal, Software/Tools, Marketing, Reisekosten, externe Dienstleistungen).
   
• Interne und externe Ressourcen einbeziehen: Berücksichtigung sowohl externer Ausgaben (z. B. für Marketingkampagnen, Softwarelizenzen, Berater) als auch interner Aufwände (wie Personalkosten, eigene Arbeitszeit, IT-Ressourcen). So wird sichergestellt, dass der komplette Ressourcenbedarf finanziell abgedeckt ist.
   
• Gesamtkostenrahmen mit Puffer: Festlegung des Budgetrahmens für die Umsetzung der Vertriebsstrategie. Dazu gehört meist auch ein Sicherheitspuffer (z. B. 10 % Reserve) für Unvorhergesehenes, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten.

 

Ziel dieses Schritts

Ziel der Budget-Phase ist es, klare finanzielle Leitplanken für das Vertriebskonzept zu setzen. Du definierst, wie viel die Umsetzung kosten darf und wie sich dieses Budget auf die wichtigsten Posten verteilt. Eine möglichst genaue Budgetplanung ist wichtig, damit die erwarteten Gewinne die Investitionen übersteigen und der Vertriebserfolg langfristig gesichert ist. Ausserdem entsteht Transparenz: Ein gut durchdachtes Budget hilft, die vorhandenen Ressourcen effektiv einzusetzen und sicherzustellen, dass kein Bereich unter- oder überfinanziert ist. Kurz gesagt – der Budgetplan stellt sicher, dass tolle Vertriebsstrategien am Ende wirtschaftlich realisierbar sind.

 

Was passiert in diesem Schritt genau?

In diesem Schritt planst du alle benötigten Ressourcen in Geld: Du ermittelst für jede Massnahme und Kategorie, welche Kosten anfallen. Aus der Strategie und den Massnahmen leitest du konkret ab, was finanziert werden muss – zum Beispiel zusätzliche Vertriebsmitarbeiter (Personal), ein neues CRM-System oder Vertriebstool (Software), Marketingaktionen oder Messeauftritte (Marketing), Kundenbesuche und Reisekosten oder gegebenenfalls externe Beratungsleistungen. Jeder dieser Punkte erhält einen Preis: Entweder auf Basis von Erfahrungswerten, Angeboten von Anbietern oder internen Kalkulationen. Wichtig dabei ist, dass du nicht nur externe Ausgaben einplanst, sondern auch interne Ressourcenaufwände in Geld bewertest. Wenn zum Beispiel dein Team Zeit für ein Projekt aufwendet, hat das ebenfalls einen monetären Wert (z. B. anteilige Personalkosten) und sollte im Budget auftauchen. Dieses umfassende Vorgehen stellt sicher, dass keine “versteckten” Kosten übersehen werden – denn oft machen interne Ressourcen wie Personalzeit einen erheblichen Teil des Budgets aus.

 

Praktisch läuft die Budgetierung oft so ab, dass du zunächst pro Kategorie eine Grobschätzung vornimmst. Dabei können Abteilungsverantwortliche einbezogen werden (etwa die Vertriebsleitung für Personalbedarf oder die IT für Softwarekosten), um realistische Zahlen zu erhalten. Anschliessend addierst du alle Posten zum Gesamtbudget und schlägst üblicherweise einen Puffer von ca. 10 % auf. Dieser Puffer dient dazu, Unwägbarkeiten abzufangen – zum Beispiel wenn bestimmte Aktivitäten teurer werden als gedacht. Am Ende dieses Schritts liegt ein übersichtlicher Finanzplan vor, der genau beschreibt, welche Mittel für die Umsetzung des Vertriebskonzepts benötigt werden.

 

Welche Fragen werden beantwortet?

Die Budgetierungs-Phase beantwortet zentrale Wirtschaftlichkeits- und Umsetzungsfragen. Zum Beispiel: “Wie hoch dürfen die Kosten sein, damit sich das Vorhaben lohnt?”. Wieviel Budget steht insgesamt zur Verfügung und reicht es aus, um unsere Vertriebsziele zu erreichen? Wie verteilen sich die Kosten auf Personal, Technik, Marketing usw.? Haben wir alle Ressourcen – interne wie externe – finanziell berücksichtigt, oder müssen wir zusätzliche Mittel einplanen? Ebenfalls wichtig: Wo steht der Kosten-Nutzen-Vergleich? Im Budget-Schritt wird also klar, ob die geplanten Massnahmen finanziell vernünftig sind und wo ggf. noch Optimierungsbedarf besteht. Diese Fragen helfen, das Konzept realitätscheck zu unterziehen: Kein Vertriebsplan ist komplett, ohne zu wissen, ob man ihn sich leisten kann und will.

 

Welche Methoden nutzt du?

In der Budgeterstellung greifst du zu praktischen Planungsmethoden der Kostenkalkulation. Ein verbreiteter Ansatz ist die Bottom-up-Kalkulation: Du listest alle erwarteten Kostenposten auf und schätzt für jeden den Betrag. Dafür nutzt du Erfahrungswerte, holst Kostenvoranschläge ein oder orientierst dich an Branchen-Benchmarks, falls verfügbar. Oft wird ein simples Tabellen-Tool (z. B. Excel oder ein Budget-Template) verwendet, um die Posten übersichtlich zu erfassen. Kategorie-basiertes Planen hat sich bewährt – also die Einteilung nach Kostenarten wie Personal, Software, Marketing etc., um nichts zu vergessen und Doppelzählungen zu vermeiden.

 

Ein weiterer methodischer Kniff ist das Einrechnen eines Sicherheitsaufschlags auf jede Schätzung (hier im Beispiel 10 % Reserve), um Unsicherheiten abzudecken. Diese Pufferbudgetierung sorgt dafür, dass kleinere Überschreitungen nicht gleich den Gesamtplan gefährden. Darüber hinaus hilft es, unterschiedliche Szenarien durchzuspielen (z. B. optimistische vs. pessimistische Kostenschätzung), um vorbereitet zu sein. Zusammengefasst bedienst du dich in diesem Schritt klassischer Budgetierungs-Tools und -Methoden: strukturiertes Auflisten, vorsichtige Schätzung, Reserve einplanen – damit der finanzielle Rahmen robust und realistisch steht.

 

 

Welche Rolle spielst du dabei?

Bei der Budgetplanung bist du als Verantwortlicher erneut in der Schlüsselrolle. Du kennst dein Geschäftsmodell und deine Vertriebsziele am besten – daher lieferst du die entscheidenden Inputs, welche Posten ins Budget gehören. Typischerweise führst du mit deinem Team oder den zuständigen Kollegen Budget-Workshops durch: Ihr sammelt gemeinsam alle nötigen Posten (z. B. geplante Marketingaktionen oder benötigtes Personal) und schätzt die Kosten ab. Deine Rolle ist es, diesen Prozess zu moderieren und zu koordinieren. Dabei solltest du darauf achten, alle relevanten Abteilungen einzubinden: Die Finanzabteilung oder dein Controller hilft ggf. bei der Aufbereitung der Zahlen, die IT steuert Schätzungen zu technischen Kosten bei, usw.

 

Falls du mit einem externen Berater arbeitest, unterstützt dieser dich oftmals mit erprobten Vorlagen oder indem er kritische Nachfragen stellt („Habt ihr an alle Kosten gedacht? Wie sieht der Plan B aus, falls Kosten steigen?“). Dennoch bleibst du der inhaltliche Owner des Budgets – schliesslich musst du am Ende die Entscheidung tragen, wie viel investiert wird. Wichtig ist hier auch ein objektiver Blick: Sei ehrlich zu dir selbst und kalkuliere lieber realistisch als zu optimistisch. Deine Aufgabe besteht also darin, sämtliche Informationen zusammenzutragen, die Budgetplanung transparent zu machen und das Team hinter den getroffenen finanziellen Entscheidungen zu versammeln. Am Schluss solltest du das Budget vollumfänglich verstehen, vertreten und im Unternehmen kommunizieren können.

 

Beispiele oder Referenzen aus der Praxis

Ein praktisches Beispiel: In einem Vertriebsprojekt wurde nach der Massnahmenplanung eine Budgetübersicht erstellt. Dabei zeigte sich, dass der grösste Einzelposten die internen Personalkosten waren – fast 50 % der Gesamtkosten. Dieses Ergebnis war für das Unternehmen ein Augenöffner: Hätte man nur externe Ausgaben betrachtet, wäre die Hälfte der tatsächlichen Aufwendungen übersehen worden. Durch das Monetarisieren der internen Ressourcen (z. B. die Arbeitszeit des Vertriebsteams für Schulungen und Kundentermine) erhielt man ein viel realistischeres Bild des Investitionsbedarfs.

 

Eine beispielhafte Budgettabelle könnte folgendermassen aussehen. In der linken Spalte stehen die Kostenkategorien, gefolgt von einer kurzen Beschreibung, der groben Kostenschätzung und einem 10 % Reserveposten. Die letzte Spalte zeigt die Gesamtkosten inkl. Reserve: